Che cos’è una relazione
Una relazione è un testo di carattere prevalentemente tecnico, in genere strutturato secondo un formato comune, spesso codificato, in modo da facilitarne la lettura e la comprensione, nonché la trasmissione del suo contenuto informativo.
Le convenzioni che sottostanno alla struttura del testo sono tese a mettere in luce non soltanto le informazioni contenute nel testo, ma anche il modo in cui esse sono state raccolte e trattate.
Quali che siano lo scopo e l’oggetto della relazione, è opportuno progettarla accuratamente, presentare il materiale e le argomentazioni in modo ordinato e utilizzare un linguaggio semplice e chiaro. Per questo, è spesso utile adottare uno dei formati usati più comunemente.
Fasi della preparazione di una relazione
Scrivere una relazione comporta le seguenti fasi:
* definire il contenuto
* pianificare il lavoro
* raccogliere le informazioni rilevanti
* organizzare e strutturare le informazioni
* redigere una prima stesura
* rileggere, verificare la correttezza delle informazioni, procedere alla stesura finale.
Definire il contenuto
Quale tesi volete presentare nella vostra relazione? Con quali argomentazioni la volete sostenere? Definire gli obiettivi aiuta a comunicare con maggiore chiarezza, ma anche a essere più selettivi nel raccogliere e presentare le informazioni.
Pianificare il lavoro
Pianificare è essenziale per dedicare tempo sufficiente a ciascuna delle fasi del lavoro e per produrre una relazione chiara, concisa ed efficace.
Iniziate considerando la relazione nel suo complesso, ma poi strutturatela in fasi. Destinate a ciascuna un tempo sufficiente (assegnatevi delle scadenze!).
È utile stendere innanzitutto la “scaletta”, articolata per punti.
La raccolta e la selezione delle informazioni statistiche e la revisione finale sono le fasi che generalmente assorbono più tempo.
Raccogliere le informazioni
È opportuno iniziare ponendosi una serie di domande:
* quali sono le informazioni rilevanti?
* dove reperirle?
* con quale grado di dettaglio?
* come organizzarle?
In genere, parte delle informazioni rilevanti è già disponibile, come risultato di un’attività di ricerca preesistente. Però è probabile che si debba integrarle con altre informazioni, utili a presentare la letteratura in materia o il risultato di altri studi. Per consultare queste fonti sono necessarie ricerche in biblioteca e sul web, ma è spesso anche opportuno cercare i suggerimenti di ricercatori più esperti. Anche in questo caso, è opportuno prepararsi una lista delle informazioni da raccogliere e un calendario delle attività.
Organizzare e strutturare le informazioni
Ci sono molti modi per organizzare e strutturare le informazioni. Ad esempio, sono molto utili i “diagrammi a ragno”:
* scrivete il tema principale della relazione al centro della pagina
* annotate i temi e le parole chiave attinenti al vostro tema centrale a partire dal centro, via via collegando e specificando le idee come i rami di un albero
* ogni idea può essere sottolineata o posta al centro di un nuovo cerchio
* quando avete finito, sottolineate i punti fondamentali e ordinate gli argomenti
* in questo modo, le idee più importanti costituiscono gli snodi principali dell’argomentazione, mentre le altre idee rappresentano le articolazioni subordinate.Strutturare la relazione
Ci sono molti modi per strutturare una relazione, a seconda degli scopi e dei contenuti. Per questo, se possibile, è utile concordare la struttura con il committente o il destinatario della relazione (nel caso si stia scrivendo per una rivista scientifica, si può analizzare come sono scritti gli altri articoli).
In ogni caso, di norma una relazione contiene le seguenti parti:
* Titolo
* Ringraziamenti e riconoscimenti (acknowledgements)
* Indice
* Sommario o abstract
* Introduzione
* Metodologia
* Risultati
* Discussione critica
* Conclusioni
* Riferimenti bibliografici
* Appendici.
Titolo
Il titolo della relazione deve dare già un’indicazione precisa dei contenuti.
Oltre al titolo, vanno indicati il nome dell’autore (o i loro nomi, nel caso di una relazione a più mani), la struttura di appartenenza (il nome e la classe di una scuola, il corso e la facoltà di un’università, l’ufficio e il nome di un’istituzione o di un’impresa, l’indirizzo di posta elettronica) e la data.
Ringraziamenti e riconoscimenti
È buona norma ringraziare coloro che hanno offerto il loro aiuto nella stesura della relazione, guidandoci, indirizzandoci verso fonti o articoli in letteratura, suggerendoci metodi o elaborazioni, ecc.: per esempio, insegnanti, bibliotecari, colleghi con cui si sono avute discussioni utili, tecnici e informatici, e così via.
Indice
È opportuno includere tutti i capitoli e i paragrafi nei quali la relazione si articola, indicando il numero di pagina in cui cominciano.
Tabelle, grafici e figure vanno elencati separatamente, con un titolo appropriato che ne indichi chiaramente il contenuto (“Indice delle tabelle”, “Indice delle figure”) e il numero di pagina in cui compaiono.
Sommario
Si tratta di scrivere un breve paragrafo (spesso, ma non sempre, viene stabilita una lunghezza massima) con il sommario della relazione. Deve contenere la descrizione dell’argomento trattato, le metodologie utilizzate, le principali conclusioni raggiunte e le eventuali raccomandazioni.
Deve essere conciso, ricco di informazioni e indipendente dalla relazione stessa.
È buona regola scriverlo alla fine, dopo avere steso il corpo della relazione.
Introduzione
È dedicata a esporre il contesto e gli obiettivi della relazione.
Presentate chiaramente gli obiettivi che vi siete prefissi, definite i limiti dell’esposizione, illustrate brevemente i metodi d’indagine e di elaborazione, descrivete in sintesi lo stato dell’arte delle ricerche pertinenti la materia trattata, prospettate gli sviluppi futuri del lavoro.
Metodologia
Questa parte è dedicata all’illustrazione delle metodologie adottate nel lavoro alla base della relazione, e più in generale al modo in cui la ricerca è stata condotta.
In che modo sono stati raccolti i dati? Sono stati utilizzati dei questionari o delle interviste dirette? Quali fonti sono state consultate e utilizzate? Quali analisi sono state condotte? Come sono stati sintetizzati i dati? Quali indicatori sono stati costruiti?
Presentate questi elementi in modo chiaro e conciso.
Risultati
Nel presentare i risultati empirici del lavoro, la chiarezza è essenziale.
Una presentazione non chiara rende difficile l’interpretazione dei risultati per il lettore. Anche elaborazioni e argomentazioni complesse possono essere rese più facilmente comprensibili procedendo passo passo, per passaggi logici.
Questo esercizio permetterà anche di verificare se l’argomentazione che avete sviluppato procede logicamente, o se invece avete commesso degli errori concettuali o se ci sono delle parti deboli.
La presentazione dei risultati è la parte della relazione in cui testo, tabelle e figure dovranno essere integrate. In particolare, è opportuno verificare se:
* Le tabelle e le figure contengono tutti gli elementi essenziali (titolo, fonte, note, testate, fiancate, assi, legenda)?
* Il collegamento tra il testo e la tabella e il grafico è logico e chiaro? Nel testo c’è un richiamo alla tabella o al grafico rilevante? Il richiamo è nella posizione appropriata (la posizione appropriata è quella in cui si vuole che il lettore sposti la sua attenzione sulla tabella o sul grafico)?
* La fonte dei dati è chiaramente indicata? Hai citato le elaborazioni che hai effettuato? Ci sono problemi di copyright?
Ricordate questa regola generale: se dovete citare soltanto alcune informazioni numeriche (4-5 e comunque meno di 10), non è in genere opportuno introdurre una tabella, salvo che nel testo si citino quelle essenziali e la tabella le dettagli. Il ricorso alle tabelle è appropriato per presentare tra una ventina e un centinaio di dati. Al di sopra di questo numero, è di solito più indicato un grafico o una figura.
Discussione critica
Questa è la parte della relazione in cui analizzare e interpretare i risultati del lavoro.
Il collegamento tra le parti di analisi e di interpretazione e i risultati empirici deve essere diretto: le informazioni quantitative presentate devono avere rilevanza specifica per la trattazione. In sede di revisione è opportuno verificare attentamente questi collegamenti e, se necessario, integrare le informazioni presentate o riformulare le analisi e le interpretazioni.
Individuate i punti essenziali della vostra argomentazione e ordinateli in una sequenza logica. Suggerite spiegazioni convincenti dei risultati ottenuti.
Presentate con onestà le difficoltà incontrate e mettete in chiaro i limiti di validità tanto dei risultati quanto delle interpretazioni.
Anticipate le possibili obiezioni e confutatele con chiarezza e serenità.
Se sull’argomento ci sono teorie o interpretazioni in contrasto con quella sostenuta nella relazione, non occultatele, ma presentatele in modo equanime, esponendo i motivi per i quali vi sembra preferibile quella cui aderite.
Conclusioni
Questa parte deve tirare le somme, sintetizzare le principali conclusioni del lavoro ed, eventualmente, presentare suggerimenti e raccomandazioni.
Deve essere scritta in linguaggio particolarmente chiaro e non deve mai presentare informazioni nuove rispetto a quelle esposte nelle parti precedenti.
Riferimenti bibliografici
Vanno presentati qui – in ordine alfabetico per cognome dell’autore – i riferimenti a tutti i lavori (articoli, libri, fonti di dati, eccetera) citati nella